こんにちわ！松田軽太です。
僕の住んでいるマンションでは管理組合で住民名簿を作成することになりました。
皆さんのマンションでは居住者名簿を管理していますか？
もし居住者名簿を管理していないのであれば是非、居住者名簿の作成を検討してみてください。その経緯をご紹介しますね。
居住者名簿を作成するキッカケ
何故、居住者名簿が必要になったのかというと、定期総会で住民の一人からこんな意見が出たのがキッカケでした。
「日本では未曾有の災害である東日本大震災を経験した。当マンションの理事会ではどの部屋にどんな年齢の人が住んでいるかキチンと把握していますか？」という内容でした。
お恥ずかしい話ですが、理事会ではどのような年齢構成の人が住んでいるのか、賃貸の人はどのくらい居るのか把握していませんでした。
そこで必要性の理由を尋ねてみました。それは以下のような内容でした
１．高齢者の避難誘導と安否確認
高齢の居住者だけで生活している部屋があれば、理事会で安否確認すべきだと思いますが、それも居住者名簿が無ければ把握できません。
もちろん管理会社では把握しているとは思いますが、東日本大震災のような大災害では管理会社の社員も被災者になってしまい、なかなか個別のマンションにフォローできなくなります。
２．孤独死対策
今後、日本は超高齢化社会に移行していきます。当然、時間の経過と共にマンションの所有者も年齢を重ねていきます。分譲マンションの多くは同年代の年齢層が購入するので、20年も経つと、子供が巣立ち、マンション住民も高齢化します。
その時、もしも独居で生活されている人がいれば、理事会が定期的に状況を確認した方が良いでしょう。
また万が一、孤独死になってしまった場合、ご家族やご親戚との連絡先の確認にも手が掛かります。
そして孤独死が発生した部屋の確認立会いは理事長がすることになると思いますが、ちょっとそれは辛いですよね。
３．大規模修繕工事の準備
マンションは建設後、概ね12年～15年後に大規模修繕工事を行います。
工事の内容は劣化した箇所の修繕ですが、それ以外にその時代にあった新しい設備や安全対策などを行うことも必要です。
例えば高齢者が増えたのあれば、段差の解消や滑りやすい箇所の滑り止めを行うとか
今後、電気自動車が普及したのであれば充電設備を設置するといった、その時代に合わせてアップデートすべきです。
しかしそれらの計画もどのような年齢層の住民が住んでいるかが分からなければ検討もできません。
分譲マンションは小規模な町ともいえます。
管理費や修繕積立金は税金にあたります。
それであれば理事会は町役場的な役割が必要になるわけです。
･･･と、ここまでが居住者名簿を作成することになった経緯です。
ファイルメーカーで居住者名簿を作成してみる
居住者名簿の提出は専用用紙に記入して提出してもらいます。
しかし提出された名簿を紙のまま管理するということであれば、何か必要があった時にわざわざ書庫に行って、100枚を越える名簿を手でめくりながら探すことになります。
さすがにそんな昭和のような管理はしたくありません。そこで居住者名簿をファイルメーカーで作成することにしました。
作った居住者名簿はこんな感じです。
別にソフトウェアはファイルメーカーでなくてもAccessでも良いんですがAccessに比べてファイルメーカーの方が作るのが簡単だという理由もあります。
作るのが簡単であれば管理を他の人に引継ぎやすいのです。
また、あらかじめデータベースソフトで作っておけば、今後、色々な管理にも活用できます。
とにかく紙をめくって管理するのは避けたいと思いました。
というワケで居住者名簿の作り方は次の機会にご紹介したいと思います。
