『社内プレゼンの資料作成術』はもっと早く読んでおくべきだった

「パワポで作る資料ってどうすれば見やすくなるのかな？」と相談されたのですが「あれ？見やすい資料ってなんだろう？」と困りました。

そんな時に前田鎌利氏の著書『社内プレゼンの資料作成術』が目に止まったのです。

社内プレゼンの資料作成術

こんにちは！　松田軽太です。

そもそもパワポで資料の作り方を習ったことがない

よく考えてみたら「正しいプレゼン資料の作り方なんて、誰からも教わったことがない」ということに気がつきました。

今までは誰かの作った資料を見ながら、見よう見まねで何となく資料を作っていました。

そこで本屋さんに行って、プレゼン資料の作り方の本を探したところ、この本を見つけました。

著者の前田氏は孫正義社長に鍛えられた！

著者の前田氏はソフトバンクで働いていたので、孫正義社長へのプレゼン資料を作成していたのです。

しかし、孫正義社長といえば、当たり前ですが超多忙です。

なんとプレゼンできる時間はわずか3分なのです。

カップヌードルにお湯を入れて待ってる時間にプレゼンするみたいな状況です。

このわずか3分でプレゼン内容を伝えて、孫正義社長に決裁の判断をしてもらうのです。

普通じゃないですよね。

『スライドは「5～9枚」でまとめる』なんて知らないし･･･

「プレゼンをする」ということは誰かに何かを伝えて賛同してもらうことが目的ですよね？

なので、僕は今までたくさんのスライド枚数を詰め込むのが優れたプレゼン資料だと思っていました。

上司からも「どんなツッコミをされても、説得できるような資料をつけろ」と言われていたからです。

情報量の多さが説得力を持たせるパワーだと思っていたのです。

その常識が覆されたのでパニックです！

前田氏曰わく「5～9枚を超えるとよく分からないプレゼンになる」というのです。

プレゼンの構成はこうする

　①表紙
　②ブリッジ・スライド
　③本編スライド1
　④本編スライド2
　⑤本編スライド3
　⑥ブリッジ・スライド
　⑦本編スライド4
　⑧本編スライド5
　⑨本編スライド6

これで合計9枚です。

この中に自分伝えたい内容を整理・圧縮して詰め込むワケです。

この他に伝えたい情報はアペンディックス(別添付資料)として用意しておきます。

僕はこれらを全部、本編スライドにぶち込んでいたのでダメだったんですね。

そういえば社外セミナーとかでプレゼンを観る機会がありますが、あまりに情報量を詰め込んだ資料は、持ち時間が足りなくなって駆け足に進んでしまい、最後のまとめがよく分からないなんてセミナーもあったことを思い出しました。

本当に伝えたいことだけに絞って、シンプルに伝えることが大事なのですね。

本編スライドは「現状報告と提案」で構成する

プレゼンを構成する要素は「表紙」「ブリッジ・スライド」「本編スライド」「アペンディックス」の４つですが、この中で一番重要なのは、本編スライドですね。

本編スライドは「現状報告=課題・原因」と「提案=解決策・効果」で構成します。

こうすることで、提案内容がシンプルになり決裁者にも伝わりやすくなります。

1プレゼンは1テーマに分割して優先順位をつける

僕もよくやっていたかもしれないのが、このパターンかも。

影響範囲が広かったり、複雑な事情があったりすると、それを一気に説明しようとして、なんかゴチャゴチャしちゃうアレです。

しかし、込み入った事情を込み入った資料で説明しても、より込み入ってしまうだけなのでサッパリ伝わりません。

そういう場合は、課題のテーマを分割して、さらに優先順位をつけて、一番重要な事柄からプレゼンしていくのです。

ゲームで一面づつクリアしてステージを上げていく感覚ですね。

プレゼンの流れはサンプルにする

優れたプレゼンは分かりやすいものです。そして分かりやすいプレゼンはシンプルなものです。

シンプルなプレゼンはロジックが明解です。

では明解なロジックとはどんなロジックでしょうか？

それはこういうロジックです。

「課題」→「原因」→「解決策」→「効果」

こうすることで「なぜ？」→「だから、どうする？」→「すると、どうなる」がスムーズに伝わりやすくなります。

つまりプレゼン資料とは「根拠→結論」と積み上げなのです。

提案は２つする

プレゼン資料を作っている本人には、最善な答えは「コレだけ」と分かっているでしょう。

しかし、それはプレゼン資料を作る側の事情です。

プレゼンを受ける上司(決裁者)は一つしか提案がないと「ホントにこれが最善の提案なのか？他にも最善の策があるんじゃないのか？」と感じます。

なのでプレゼン資料にはA案、B案の２つを挙げた方が決裁者も納得しやすくなります。

但し、プレゼンする際には「こういう理由でA案をオススメします」と提案者側の意志を明確にします。

実現性はA案、B案のどちらもあるかもしれませんが、決裁者からすると「どっちでもいいんかい！」と迷ってしまいます。

提案者は立場を明確にすべきなのです。

提案の実現性を明示する

いくら優れたように見える提案であっても、実現性が低ければ決裁者は採択してくれません。

例えば新商品を提案する場合、どんなに商品コンセプトが優れていたとしても、本当に生産できるのか？本当に利益が出るのか？と決裁者は気にします。

あるいはその商品を作る部品や原材料は調達できるのか？

自社の工場で全て作れるのか？

作れない工程がある場合、その工程を受けてくれる外注先はあるのか？

･･･などなど、いろいろと不安になる要素はありますよね？

すると決裁者は提案者のアナタに「この新商品を採用した場合、本当に生産できるのか？利益は出るのか？」と確認するハズです。

その時、アナタが「いや～、計算上では大丈夫なんですが、実際のところは現場に確認しないと何とも言えません」なんて答えたら、間違いなくアウト！です。

自信のない提案なんて通るワケがありません。

提案者はそれらの不安になりそうな部分を先回りして、関係部署に確認をとっておきましょう。

社外プレゼンの資料作成術

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