松田軽太のブロぐる

企業の情シスで働いています。会社の中では何をしてるのかナゾな職場の情シスあるあるなどや読んだ本のことなどを思いつくままに書いています。

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「ムダな会議」を「意味のある会議」に変えるための具体的な方法

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会社での仕事の中でムダだと思うトップの仕事は「会議」じゃないでしょうか?

 

こんにちは! 松田軽太です。

 

もうホント~にムダ会議、多いですよね?

なのでどうすれば意味のある会議ができるだろうか?と思い会議の本を調べてみました。

すると『世界で一番やさしい会議の教科書 実践編』という本が目につきました。

 

世界で一番やさしい会議の教科書 実践編

世界で一番やさしい会議の教科書 実践編

 

 

 

 

人生で会議に費やされる時間は3万時間

生涯に会議で費やされる時間はなんと3万時間なのだとか!

期間にして8年に相当するのです。

 

まさにムダ会議に参加するのは人生のムダにほかなりません!

 

そんなに沢山の会議に参加するのですから、意味のない会議には参加したくないですよね。

 

何しろ世の中には「いろんな会議に参加しているから、仕事してる時間がない」という人もいたりします。

 

ということで、少しでも意味のある会議にしたいですね。

 

ファシリテーターは司会者ではない 

最近、よくファシリテーション会議という言葉を目にします。

 

ファシリテーターという司会者が会議をうまく切り盛りして、意味のある会議にするという方法です。

 

会議をとりまとめる司会者といえば、朝まで生テレビでの田原総一朗さんが思い浮かびますが、あんな風に猛獣使いみたいにチャキチャキと仕切るのは普通の人にはできないですよね。

 

あるいはくりぃむしちゅーの上田さんや今田耕司さんなどのバラエティ番組の司会者は上手に番組を進行します。あんな話芸を会議で行うのは難しいですよね。

 

でも、会議で行うファシリテーターはそのような司会者のような高度なテクニックは必要ありません。

 

ファシリテーターとはゴールに向かって導くのがその役割です。

 

会議であれば議論する目的があるので、出席者の議論をいかにして結論に導くかをコントロールするのがファシリテーターの役割なのです。

 

音楽でいえば指揮者のようなものです。

 

ダメな会議は何も決まらない会議

会社で働いていると何かと会議に参加させられると思いますが、参加して徒労に終わるのは「何も決まらない会議」ですよね?

 

2時間拘束させられて、結局、何が決まったのか分からない会議に参加すると「この時間があれば、あの仕事も、この仕事も終わったよなぁ」と溜め息しかでません。

 

では、どうしてダメな会議になるのでしょうか?

 

それは「何が決まったのか確認しない」からダメなのです。

 

決まったことを確認する方法

では、どうすれば確認することができるのかといえば、会議が終わるタイミングで「今日の会議で決まったことはアレとコレですね」と参加者全員に確認するのです。

 

「そんな簡単なことで良いの?」と思われるかもしれませんが、いつも参加してる会議を思い返してみると、何が決まったのかを確認する会議って少ないと思いませんか?

 

なので、まずは「今日の会議で決まったことを確認する」ということをまずはやってみましょう。

 

特に重要なのは「誰が」「何を」「いつまでに」という役割を明確にすることです。

可能であれば、その会議のダイジェストを振り返ってみるのも効果的です。

 

なので、会議を進行するファシリテーターは会議の時間を意識しながら進行することも大切です。

 

会議の目的を意識する

ザックリした議題があるだけで、何を決めるのかよく分かっていないのではないという会議もよくありますよね?

 

例えば「新商品の開発について」とか「新入社員研修について」のように、なんかザックリしてて具体的な内容がよく分からない会議は、いざ会議を開催してもフワフワとしたまま終わってしまいます。

 

それを回避するには「会議を開催する前に、何が決めることが目的なのかを明確にしておくのです。

 

例えば「新商品の開発について」であれば、新商品のポジションであったり、どのジャンルの新商品なのか、など会議を開催する前に具体的に考えておくです。

 

そうすれば、何が決まっていないのかが分かります。

 

時間配分を決める

会議には時間という制限があります。

 

時間無制限一本勝負みたいな会議は少ないですよね。

2時間くらいが多いのではないでしょう?

 

であれば、その会議を決められた時間の中で終わるように事前に時間配分をしておき、会議アジェンダに明記しておくのも有効です。

 

時間配分が分からないとダラダラとした会議になってしまいます。

 

僕が参加した最悪なダラダラ会議は午後3時から深夜12時頃まで掛かって、しかも終わらなかったというトラウマ級のダメ会議でした。

 

その会議を終わらせた理由は「あれ?もう終電なくなりますよ!」と参加者が叫んだからです。

 

確かにその時の会議テーマはなかなかスパッとは決まらないテーマだったのですが、ファシリテーター自身も「どうまとめていいのか分からない」といった状態でした。

 

やはりファシリテーターはある程度の筋書きは考えておかないとグダグダ会議になります。

 

会議の内容をホワイトボードに書いていく

会議が進んでいくと、話が途中でこじれたり、どこまで話が進んだか分からなくなることあります。

 

そういう場合は、会議で出た意見をホワイトボードに書き出します。

 

ホワイトボードに書き出すことで、参加者の勘違いやうっかり忘れたりといったことを防げます。

 

また、ホワイトボードに書いたことをまとめれば議事録にもなります。

 

しかし、ファシリテーターは会議の進行に意識が集中しているので、ホワイトボードに書いている余裕がないことがあります。

 

そんな時は誰かにホワイトボードにメモしてもらうのです。

 

例えば新入社員などまだよく会議の内容がよく分からない人にホワイトボードへのメモを依頼するというのも一つの方法です。

 

ホワイトボードに書くという役割を与えると、寝てられないので人材育成にもなります。

 

え?「ウチの会議室にはがないけど、その場合はどうすれば良いか?」ですって?

 

その場合は総務にでも頼んでさっさとホワイトボードを買ってもらいましょう

ホワイトボードなんてそんなに高額ではありません。

 

たぶん、その会議室を使っている多くの人が「ホワイトボードがあったらいいな」と思っているハズです。

 

 

 会議室があまり広くなくて設置しにくい場合は、スタンド型で会議テーブルに置いて使えるものもあります。

 

アスカ ホワイトボード スタンド付 VWB076 Sサイズ

アスカ ホワイトボード スタンド付 VWB076 Sサイズ

 

 

  その他にもノート型のホワイトボードもあります。

僕もこの商品を使っているのですが、これであれば持ち運びも便利です。

数人程度の小さな会議であれば、これを会議テーブルに置いて、その場で書き込めるので、わざわざ席を立たなくていいので便利です。

 

nu board (ヌーボード) A4判 NGA403FN08

nu board (ヌーボード) A4判 NGA403FN08

 

 

もちろん大きな模造紙にマジックで書き出すという方法も全然、アリです。

道具は何でもいいので、会議で出た意見をみんなで見えるようにすれば良いのです。

 

 会議のプロセスを事前に考えておく

意味のある会議にするには、その会議をどのような展開にするか、ファシリテーターが事前に会議のプロセスを組み立てておくと良いでしょう。

 

会議にはいくつかのパターンがあります。

 

・報告

・情報収集

・承認

・方針検討

・課題解決

 

というパターンでしょうか。

 

なのでパターンごとに会議のプロセスをテンプレ化しておくと、どういうことを決めるべきなのかが、分かるようになります。

 

議の振り返りを行う

会議が終わったあとに、その会議を参加者みんなで振り返ると会議の改善点をみんなで認識できるというメリットがあります。

 

とはいえ、会議の振り返りなんてしたことないですよね?

 

振り返りというと、なんだかかしこまってしまうので、ちょっとした感想を言ってもらうだけでも良いでしょう。

 

「どうにか結論は出たけど、もっとこうすればその結論に早くたどり着けた」といった気づきが見つかります。

 

まとめ

ということで、ダメ会議の多くは「ろくな準備をすることなく、行き当たりばったりに会議を行う」のが原因なのです。

 

せっかく大の大人が忙しい時間を割いて集まるのですから、意味のある会議にしたいですよね。

 

ファシリテーターとはただの司会者ではありません。

 

会議をスムーズに進行させる役割のことです。

 

そのためには準備が大切なのです。

是非、準備して意味のある会議を開催してくださいね。

 

このほかにオススメの会議の本 

この本の前に『世界で一番やさしい会議の教科書』という本が発刊されています。

こちらの方は物語形式で分かりやすく「会議を変えていく手順」が記されています。

 

僕も最初はこちらの本を読みました。

けっこうリアルにダメ会議で振り回される人々の様子が描写されていて「あぁ、こういうダメ会議って当社だけじゃないんだな」と安心できます。

 

そして、このダメ会議が変わっていく様子は痛快です。

 

世界で一番やさしい会議の教科書

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