Excelはセルの中に数字でも文字でも何でも入力できるので非常に便利な道具ですね。
しかし便利な反面、なるべくなら使わない方が良い方法で使っていることがあります。
こんにちは！ 松田軽太です。
ということで今回は（若干、煽り気味なタイトルですが）「なるべくならヤラない方がいい」と思われるExcelのザンネンな使い方を紹介します。
とはいえ「ヤラない方がいい」とは言ってもExcelにもともとある機能なので、使うことで何かエラーが発生するわけではありません。
しかし、長く使うExcelであれば、使わない方がいい機能があるのです。
今回は「ヤラない方が良い理由」も併せてご紹介します。
①同じ内容の時「〃」や「前回単価と同じ」のような入力をしない
例えば「単価」という項目であれば全てのセルの中の値は数字だけにします。
ときどき見かけるのですが「単価」という項目に「〃」や「前回単価と同じ」といった
実際の単価ではなく、メモ書きっぽく入力する人がいます。
おそらく昔のワープロ感覚でこういう入力をしているのでしょう。
しかしこれでは「単価」という数値ではないので個数と掛け算して金額を計算することが出来ません。
上のセルと同じという意味で「〃」を使った場合、もしExcelのシートを並べ替えしたら、上のセルの単価が別のセルになってしまう可能性があります。
というかこういうシートで並べ替えしたら、単価がグチャグチャになるので絶対にやってはダメです！
そして「前回単価と同じ」に至っては「前回っていつの話だよ！」とツッコミしないワケにはいきません。
もちろん「前回単価と同じ」×「200個」では見積金額なんかできるワケがないですよね。
②見せたくない列は「セルの非表示」でなく「グループ化」で行う
項目が多いと見にくくなるけど計算上、必要な項目があります。
その場合、「セルの非表示」で隠す人が多いですが、それだとどこに何が隠れているのか他の人には分からなくなります。
実際にあった大事故のエピソードとして、こんな話があります。
ある営業担当者が風邪で休んでしまいましたが、その日は得意先への取引実績データ提出日でした。
そして得意先から約束どおり今日中に取引実績データを送って欲しいと催促の連絡がありました。
慌てて風邪で休んだ営業担当者に電話で取引実績データを保存してあるフォルダ場所を聞いて、Excelで作られた取引実績データををお得意先に送りました。
一応、作業を代行した人はExcelでデータを開いて中身を確認したのですが、実は、その取引実績データは作成途中で、仕入値をセルの非表示で隠しただけでした。
もちろん、仕入値が得意先にバレて大騒動になりました。
こうなるともう「Excelテロ」みたいなものです。
なので他の人が気がつきにくい「セルの非表示」で隠すのではなく、セルを隠す場合は「グループ化」で行いましょう。
グループ化はリボンの「データ」タブにあります。
③データの途中で余計な空白を入れない
Excelは連続したデータの繋がりで自動的に集計範囲を判断します。
そのため「見やすさ」を優先して、データの途中に空白を入れると便利なExcelの
機能が正しく動かなくなります。
余計な空白を入れるのは止めましょう。
④ひとつのセルに異なるデータを入力してしてはいけない
Excelの機能を活用するには、列（縦）の中に異なるデータを混ぜないように
しましょう。
例えば見出しが「品目」というセルの中に「AA-1004（XY-9999）」のように
ひとつのセルに2つの情報を入力してしまうとオートフィルタなどの機能が正しく
動作しなくなります。
ということで、なるべくならヤラない方がいいExcelの使い方を４つほどご紹介しました。
実はこれ以外にもまだあります。
もっと「ヤッてはイケないExcelの使い方」に興味がある人は会計士の羽毛田（はけた）氏の本をオススメします。
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当ブログではこの他にも初心者向けExcelの使い方をご紹介していますので、是非、ご覧ください。
