松田軽太のブロぐる

企業の情シスで働いています。会社の中では何をしてるのかナゾな職場の情シスあるあるなどや読んだ本のことなどを思いつくままに書いています。

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「業務効率を上げるためにExcel関数やVBAで作業の自動化するのは是か非か?」について考えてみた

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今回はある意味、永遠の課題ともいえるEUCによる業務効率化について考えてみたいと思います。

 

こんにちは! 松田軽太です。

 

こんなツイートをしたところ意外に大きな反響があって驚きました。

 

EXCEL関数を駆使して自動化するのが楽しくなった。

そしてさらなる効率化を目指してVBAを覚えた。

するとVBAどころかEXCEL関数すら使えない上司に「おい!こんなのやられたら誰も触れなくなるだろ!今すぐやめろ!」と怒られた。

「怒られるくらいならもう効率化なんかしない」とやる気を失った。

 

 

自分の業務を効率化するためにExcel関数やVBAで効率化した経験のある人であれば、共感が大きいのではないかと思います。

 

業務効率化は絶対に必要だという理由

 

人手不足が加速する日本では「業務の効率化が必須だ」という点について異論のある人は少ないでしょう。

 

現実問題として定年退職でベテラン社員が減っていくのに、それを補うための人を確保できない会社も多いのが現実ではないでしょうか?

 

きっと総務課で採用担当をしている人なら、ブンブン頷いてることと思います。

 

しかし、人の数は減っても業務の量はそのままだから、今いる人数で減った人の分の仕事までしなければなりません。

 

とはいえ今までだってヒマがあるワケでなかったから残業せざるを得ないし、

しかし働き方改革の風潮もあり、なかなか残業もしにくい世の中です。

 

どうする術もなく意を決して「仕事を自宅に持ち帰って無償で仕事しよう」と思っても、昨今では「セキュリティ的にそれはアウト!」と言われるし、でも1日は24時間と決まっているのでこれ以上、時間は増やしようもなく、八方塞がりで途方に暮れることになります。

 

もうこうなると、なんとしても仕事の量を減らすしかないのです。

 

Excel作業を改善する=業務改善になる

 

「業務改善」というキーワードで検索すると、いろんなサイトに出会うことになります。たとえばこのサイトに。

 

tonari-it.com

 

僕もこのサイトを初めて見た時、衝撃を受けたのを覚えています。

 

とくにこの一文に。

 

日本の全ての事務従事者がVBAをマスターすると
エクセルを使う全ての方がVBAをマスターしたとしましょう。

例えば、一人当たりの単純作業が毎日1時間節約できたとします。

年間の営業日数を200としますと、事務従事者の数が1,244万人ですから

12,440,000×200=2,488,000,000

単純作業に充てている24億8,800万時間を、より専門的・技術的な業務に携わる時間に充てることができます。

日本の経済良くなると思いませんか?

そう思うと私はわくわくします。

さあ、今こそVBAという武器を手に戦いに出ましょう!

 

これを読んでこう思いました。


「そうだよなぁ、仕事の8割くらいはExcelを触ってるんだから、Excel作業を改善するのがてっとり早いよなぁ」と。

 


そして「Excel 改善」で検索するとこちらに辿りつきます。

 

sugoikaizen.com

 

このサイトを見て「Excel効率化支援の専門会社」というのがあるのを知りました。

というか「Excel効率化支援」だけで事業になるほどの需要があることにも驚きました。

 

そして「そうか、沢山の会社で沢山の人がExcelとの付き合い方で困っているんだ!」と
気がついたのです。

 

Excel作業の改善の初手は「6大関数をマスターする」こと!

 

Excel作業を改善するためには何をすればいいでしょうか?

 

まずはExcel6大関数を使えるようになることです。

 

IF、SUM、COUNTA、SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP

 

この6つの関数を使えるようになるだけで業務は劇的に改善されます。

 

allabout.co.jp

 

 

実際のところ、事務作業を行っている多くの人がせいぜいSUM関数くらいしか使っていないのです。

 

なので、このわずか6つの関数を使いこなせるだけでレア人材になれてしまうのです。

 

そしてここまでたどり着いた人であればすぐにピボットテーブルを使うようになるでしょう。

 

すると今まで半日かけていた作業が本当に1分で終わらせることができるのです。

 

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せっかく業務改善を行ったのに何故「属人化だー!」と怒られるのか?

 

この段階になると業務改善することが楽しくなってきてると思います。


しかしExcel関数だけを使った業務改善はいずれ限界に達してしまいます。

 

そして「せっかくここまで改善したのだからもっと効率化したい!」と思った人が
辿りつくのがVBAなのです。

 

しかし、Excel関数と違ってVBAには闇の部分があります。


何でもできる反面、書いた人でないと何をしているのか分からなくなるのです。

 

ましてやアナタの周りにいる人たちがSUM関数程度の知識しかなかったらどうでしょう?

 

中にはSUMIFS関数を使ったくらいでも「ワケの分からんことをするな!」と怒り出す人もいるのですから。

 

属人化だー!と怒る人も気持ちも分かる

 

実は僕自身も「属人化だー!」と怒る人も気持ちも分からないではないのです。

 

マクロ記録で書かれたVBAを泣きながら解析したコトもあるから、後始末させられる人の苦労もよく分かる。

そして人員は減ったけど仕事量は減らずにひたすら疲弊してた人が独学で独りぼっちのカイゼン・ジャーニーをした苦労も分かる。

う~む…。

 

 

とくにマクロ記録で書かれたVBAのコードは本当に読みにくいです。


たとえて言うなら句読点もなくダラダラとローマ字だけで書かれた長文の小説を読むようなくらいの苦行です。

 

今、業務改善に邁進している時には気がつかないかもしれませんが、多くの人は数年で部署を異動するのではないでしょうか?

 

数年後にその職場を去ることも意識しておかないと、引き継ぎの時にめちゃくちゃ困るのです。

 

なぜなら引き継がされる人は、おそらくExcel関数をほとんど知らないでしょうから、話が噛み合わないのです。

 

「属人化だー!」と言われないようにするには?

 

では属人化だー!と批難されないようにするにはどうすれば良いのでしょうか?

 

唯一の解決策はマニュアルなどのドキュメントを整備することです。

 

・どこから取り出したデータをどこに保管とするのか

 

・マスタはどこにあるのか。そのマスタはどんな目的なのか。どういう場合に更新するのか

 

・VLOOKUP関数ではどこからどこにどの項目を取得しているのか

 

・SUMIF関数ではどんな集計基準で、なんの数字を集計しているのか

 

などなど。

 

運用する上で必要な操作やデータの関連性(構造)を誰が見ても分かるように書いておくのです。

 

実はドキュメントを書くのは、自分のためでもあるのです。

 

業務システムを作っている時には覚えているものですが、安定して運用し出すと細かい部分は自分でも忘れてしまいます。

 

なので「自分のためにマニュアルを書く」のです。

 

VBAであれば、コメントはできるだけキチンを書いておきましょう。

 

業務が変更になってしばらくぶりにVBAを読むことになった時「あの時にチャンとコメントを書いておいてよかった!あの時の自分、ありがとう!」と過去の自分に感謝するハズです。

 

根本的な解決策はみんなにExcel講習を行って知識の底上げをする

 

しかし・・・実際のところ、いくら詳細にマニュアルを書いたところで、多くの人は読んでくれません。

 

ちょっとマニュアルを開けば分かることでも「これ、どうすれば良いの?」と平気で聞いてきます。

 

間違いなくアナタは「おいおいそんなのマニュアルの1ページ目に書いてあるじゃん。そんなこといちいち聞いてくるなよ!」とイラっとするでしょう。

 

でも、まぁ、どこの職場でもそんな感じです。

マニュアルなんか読んでくれないし、読んだところで理解はしてくれません。

 

何故かといえば、業務改善を自力でやり遂げたアナタと他の人では知識の量が圧倒的に差があるからです。

 

それを改善するには、部門などの組織単位でみんなにExcel講習を実施して知識の底上げをするしかないのです。

 

たとえば先ほどの「すごい改善」のExcelセミナーを活用するのです。

 

sugoikaizen.com

 

5万円という料金を見ると高額でビビるかもしれませんが、Excel関数をマスタできるようになるだけで月に数十時間は作業の効率化が見込めます。

 

そう考えると5万円なんかすぐに取り返せます。

 

なんてことを書くと情報商材屋みたいで胡散臭いし、会社が出してくれなければ、個人負担することになり、そう考えると5万円はやはり高額です。

 

であれば「すごい改善」のオンラインExcelセミナーを活用するという手もあります。

 

sugoikaizenonline.com

 

オンライン講座は月額550円とお手頃価格です。

 

Excelの本は本屋さんにいけば山ほど置いてありますが、独学する習慣がない人は本なんて読みません。そのまま積まれて埃をかぶるだけですよ。

 

可能であればオフラインでの対面学習の方が圧倒的に効率が良いと思いますが、費用的難しいなら、まずはオンライン講習を実施する方が現実的でしょう。

 

VBAを使い始めたけど今のやり方で良いか迷っている場合の対処方法

 

もし今、VBAを勉強しながら書いているのであれば「ExcelVBAを実務で使い倒す技術」を読んでみると良いです。

 

 

ざっと説明文を引用すると

とりあえず動けばOK!
そんな意識で、何となくコードを書いています!

 

ExcelVBAは基本、実務で使うためのものです。


にもかかわらず「動けばいいや」という空気。そこから抜け出ない限りは、あなたはずっと初級者のままでしょう。


本書は、初心者向けの入門書ではありません。
物量勝負のTips集やサンプル集でもありません。


「ExcelVBAを実務で使う」という目的に特化した実践書です。

 

実務の現場では、「いかにコードを書くか」といった『知識』だけでなく、「チーム共有が前提となる場合の着眼点は?」といった『知恵』も求められます。


意図的に手を抜くべきシーンもあるでしょう。それも、『知恵』の一つです。
つまり、知識と知恵の両翼が、現場での必須スキルだということです。

 

本書では、そこを詳細に解説しています。
ExcelVBAをぜひ、実務の現場で使い倒してください。

 

この本を読むことでVBA初心者が陥りやすい闇から脱することができます

 

それでも自動化が理解されない場合の回避策は?

 

いくら説明しても理解してくれないアナログな感性の上司はいるものです。

そういう上司にはいくら説明してもムダです。

 

何を言ったところで理解してくれません。

 

その場合は、こんな手もあります(積極的にオススメはしませんが)

 

結果のシートを値貼付けした新ファイル作って渡す。
怒られない。

 

 

そうです。

 

VBAは別に作っておいて実際に業務で使う資料には、集計結果だけを値貼付けするのです。

 

こうしておけばVBAでズルしたと思われることはありません。

 

管理職は業務運営を持続させるという責任がある

 

次に「属人化だーー!」を叫ぶ上司の気持ちも考えてみてあげましょうか。

確かにアナタの上司はアナログ思考にどっぷり浸かっていてExcelの機能を駆使した業務改善には理解がないかもしれません。

 

アナタが必死の努力でExcel関数やVBAを駆使してEXCEL作業を瞬殺しても、アナログ上司がそれを快く思わないのは何故でしょう?

 

それは上司からすれば「ブラックボックスだから」です。

 

もちろんExcelの本は山ほど売ってるし、ググれば情報は大量に見つかるのですぐに分かるとアナタは思うでしょう。

 

ところが残念ながらアナログ上司にはそれが出来ないのです。

 

しかし上司には「その部署の安定して運用する責任」があります。

 

だから自分の手に負えない謎の技術で固められた自動化を頑なに嫌がるのです。

 

もしアナタが異動(もしくは退職)した後でも、上司はその部署の仕事を円滑に運用しなければなりませんから。

 

なので少しは上司の気持ちも汲んであげてくださいね。

 

やみくもに自動化することが目的ではない

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業務を自動化することにハマって人が気をつけるべきことがあります。

 

それは「自動化するツールを使うことが目的になってしまう」という危険性です。

 

とくにRPAやローコード開発のような有償ツールを使って業務効率化をした場合に、この闇に堕ちます。

 

「せっかくお金を払ってるんだから、使い倒さないと損!」だとばかりに、手当たり次第に自動化に走ってしまうのです。

 

しかしそれらのツールは自動するための「手段」にすぎません。それを忘れてしまうとツールを使うことが「目的」になってしまうのです。

 

なので、むやみに「今月の自動化ノルマは○○個!」なんてことはしない方が良いですよ。

 

せっかく頑張って業務の自動化をしたのですから、アナタも職場の仲間もみんながハッピーになる方法で進めていってくださいね。

 

 

www.matudakta.com

 

 

 

 

 

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