皆さんの会社では、Excelでのデータ管理を正しくできていますか？
こんにちは！ 松田軽太です。
なんでこんなことを思ったのかというと、それは･･･とある部門から届いた来年度の予算データを見たのがキッカケでした。
そしてそのデータを見たらガッカリして、ついついこんなつぶやきをしたところ、けっこうな反響がありました。
なぜ取引先コードと取引先名を同じセルに書くのか？
そして
なぜ取引先コードと取引先名の間で改行するのか？
そして
なぜ取引先コードが変わったときに空白行をぶっこんでくるのか？
だから
データの手直しをしたのが今日の思い出。
なぜ取引先コードと取引先名を同じセルに書くのか？
— 松田軽太 5550 (@matudakta) 2021年12月2日
そして
なぜ取引先コードと取引先名の間で改行するのか？
そして
なぜ取引先コードが変わったときに空白行をぶっこんでくるのか？
だから
データの手直しをしたのが今日の思い出。
まずはキッカケとなった予算データについて説明しましょう。
皆さんの会社でもこんな感じの予算データの入力画面ってあるのではないでしょうか？
しかし、この画面にいちいち手入力するのは手間ですよね。
かといってデータ連携機能を後付けするとなると、内製で作ったシステムならともかく、外注したシステムやパッケージソフトだとデータ連携機能を追加開発してもらうと100万円以上の見積もりが出てくるのはザラです。
とはいえだからといって諦めるのはまだ早いですよ。
お金をかけずになんとかする方法としてはマイクロソフト社の Power Automate Desktop での自動入力です。Power Automate Desktop なら無料で利用できますから。
そんなワケで Power Automate Desktop を使えば、Excelで作ってもらった予算データを予算管理システムの画面に自動入力できますね！
そこで各部門に「予算データの手入力が大変だったら、データでの提出も可能です。データで提出場合はサンプルのようなデータでお送りください」と案内してみました。
このレイアウトであれば、RPAでの画面入力も無理なくできますね。
そしてしばらくすると各部門から入力された予算データが届きました。
その中にこんな感じのデータがあって愕然としたのです。
それが冒頭のツイートになったという次第です。
さて、この予算データはいったい何がダメなのでしょうか？
ということでダメな部分を確認していきましょう。
① 1行目の「予算金額」がセル結合されている。
というかセル結合うんぬんの前に、この行自体が要らないですよね。
なので速攻で削除しましょう。
② 取引先名と取引先コードが混在している
予算管理システムで必要なのは取引先名ではなく取引先コードです。
しかし、このデータは人が見やすいように取引先名が主になっています。しかも同じ取引先の行はセル結合されています。あくまでも人が見やすい表にわざわざ改変されているのです。
③ 品名と品番コードが同じセルに書かれている。しかも品番コードが()でくくられている
こちらも取引先と同じく、肝心の品番コードが品名と同じセルに入力されており、しかも括弧()でくくられています。品番コードを取り出したいのに括弧なんてムダの極みです！
④ 無駄な合計行とか空白行がある
これも人が見やすいように配慮されているのでしょうが、連携データとしては邪魔な合計行とか見やすくするための空白行があります。
こういうのもシステム側からすると邪魔なだけで要らないんです。
⑤ 金額が0のセルにわざわざ見やすくするために「-」を入力している
これも人が見やすくするための配慮みたいですが、フツウに0で良いです。
ということで、もらった予算データには５つの修正箇所がありました。
なぜこういうことになるのでしょうか？
それはシステム的に扱いやすいデータについての知識がないからでしょう。
データベースファーストの原則を徹底しよう
データベースファーストの原則はご存じでしょうか？
すごい改善の吉田拳氏が提唱しているExcelの使い方です。
Excelのサポートを10年間やってきた経験から最も頻出の助言は
「データベースファーストの原則」
であり、この原則には
「1セル1データの原則」
「1列1データ型の原則」
「セル結合禁止の原則」の3つが含まれる。
ほんっとにこれはどこに行っても目にする問題。
これだけ注意すれば後は簡単です
先ほどの残念な予算データはことごとくデータベースファーストの原則を無視しています。
「1セル1データの原則」の部分
②の取引先コードと取引先名の混在、③の品番コードと品名の混在がそれにあたります。
「1列1データ型の原則」の部分
⑤の金額欄に0ではなく「-（ハイフン）」を入れています。
「セル結合禁止の原則」の部分
①の不要な見出しの部分と②の取引先名が同じ行をセル結合しています。
だから使いにくいです。
これ、単純に業務システムへのデータ連携がしにくいだけではなく、ピボットテーブルなど普段使いのExcelでも集計しにくいデータ構造です。
なので普段から「データベースファーストの原則」を意識してExcelを使うべきなのです。
DXの前にデジターゼーション！デジタイゼーションの前にデータベースファーストの原則！
IT業界では世の中「DXで会社を変えよう！」という言葉で溢れていますね。
しかし、です。
DXも良いのですが、その前に皆さんの会社ではデジタイゼーション（業務のデジタル化）って出来ていますか？
そしてデジタイゼーション（業務のデジタル化）の前に「データベースファーストの原則」を実践できていますか？
いくら手書き帳票やFAXをExcelファイルに置き換えたところで、肝心のExcelのデータ構造がまともでなければそのデータは上手く活用されません。
データ活用するためにわざわざExcelでデータを手直ししていたのでは非効率ですよね。
なので・・・
「1セル1データの原則」
「1列1データ型の原則」
「セル結合禁止の原則」
まずはこの３つのルールを守る習慣を社内に定着させる方がDXよりも先にすべきことだと思います。
