松田軽太のブロぐる

企業の情シスで働いています。会社の中では何をしてるのかナゾな職場の情シスあるあるなどや読んだ本のことなどを思いつくままに書いています。

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「どうすればタスク管理が苦手な人がタスクを管理できるのか?」をTwitterで相談してみた話

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世の中には2種類の人が居ます。

それは「スケジュールを守れる人」と「スケジュールを守れない人」です。

 

こんにちは! 松田 軽太です。

 

ではスケジュールを守るには何が必要なのでしょうか?

それは「タスク管理ができるか・できないか」がポイントなのだろうと思います。

ってなワケでTwitterでこんなことをつぶやいてみました。

 

 


すると皆さんからたくさんのアイディアを頂きましたので、まとめておきます。


スプレッドシートで管理する

Novski - 情シスの中の人 @Novski463さん

僕はスプレッドシート使ってます。とにかく一言でも残す。で、きちんと見て優先順位つける習慣をつける。習慣になれば勝ちですが、この習慣化が何より難しい。

 

 

 

付箋をPCに貼り付けるのがなんやかんやベスト

きったん@踏み出せば、その一足が道となる @KK80979809さん

色々タスク管理ツール含めて試してみるけど、「タスクを登録する」ことすらしなくなるというね…。
付箋をPCに貼り付けるのがなんやかんやベスト。綺麗に並べて付箋を貼り付けられる付属品が必要です。

 

 

OutlookのToDoではなくスケジュール

mono @hitman23bさん

色々試行錯誤してきましたが、最終的にはOutlookのToDoではなくスケジュールにタスクレベルで入れちゃってます。
メールもドラッグアンドドロップで登録できますし。
ただ、Teams会議を調整するために私の予定を見る人には申し訳ない…。

 

 

チーム全体で相互監視や相互牽制が働くように、ツールを使ってタスク管理を共有する

甕星@Perfect Brown Lunchbox @mikahosiさん

なんて言うか、タスクを忘れないためにタスク管理をするので、卵と鶏と言うか。
強いて言うなら、チーム全体で相互監視や相互牽制が働くように、ツールを使ってタスク管理を共有する事。
個人責任にして「出来ろ」と唱えても、出来ない人には出来ないので、指導に使う時間が無駄。

タスクを共有している事のメリットは多いのです。

・事故病気など突発的な引継の円滑化
・業務の可視化
  異常に時間のかかってる業務
  特定個人へと負荷の集中
  タスク処理の遅延、リスケの把握

あくまで相互牽制

 

 


ホントにヤバい仕事はホワイトボードへ書いて職場全員で見るしかない

ぶしさん @TakeoffBushisanさん

永遠の悩みですよね。私は結局他の人たちの力を借りました。納期3日前設定と、ホントにヤバい仕事はホワイトボードへ書いて職場全員で見るしかないなと。面倒ですが本人よりも周りがそれで少し安心できたのは良かったかなと。

 

 


iPhoneのリマインダーで日時設定

𝐒𝕙𝕦 @shusoshinさん

自分も忘れやすいので基本はoutlookのスケジュールにいれて、タイミングによってはiPhoneのリマインダーで日時設定してます。

ただ、本当にやり忘れひどいだけの人であればツールや習慣化で改善すると思いますが、やり忘れの原因が全然別のところある人もいるが厄介ですね

 

 

給与や昇任昇格の査定を厳しくするあたりが正しくて効果があるかも

 

たなよし@UDフォント推奨派 @tanaka4412さん
給与や昇任昇格の査定を厳しくするあたりが正しくて効果があるかもなぁ。
見ない、聞かない、言わない、書かないの人には『やれ!』というだけ無駄なんですよね。
降格や減給みたいな目に見える『損』が生じても、たいていは改善されないという…

 

タスク管理には出来ない人としない人がいて、しない人は何を言ってもしないし、出来ない人は何を工夫してもできない。

これは、タスクというものの考え方が理解できてないからで…

 

どんなに便利なツールを導入しても、口頭や電話で済ませるタイプの人ってのは、このタイプ。
ツールにはログインすらしない。

 

 

人にタスク管理してもらうことが1番解決方法としては早い

あつし 大阪|IT全般大好き、業務改善、マーケティング大好き @goroentsumuguさん
人にタスク管理してもらうことが1番解決方法としては早いと思う…

人には得手不得手があるから。タスク管理も得手不得手の世界

 

 

毎日それに今日やらなきゃいけないことを1ページの上半分箇条書きにして、優先順位で番号降ってる

 

りあまつ @Tkd0918さん
私はTodoメモ帳があって、毎日それに今日やらなきゃいけないことを1ページの上半分箇条書きにして、優先順位で番号降ってる
その番号通りにやれば忘れないし
その日に頼まれたものはページの下半分に箇条書きしていって、急ぎのものとか当日中のものは色を変えて書いてる
それでも忘れるときは忘れる

 

 


本人が変わることは難しいので第三者が張り付いてあげるのがベタに最善なのかも

 

うめめ🔛ITエンジニンジャ🗯 @beConjurorさん
タスク管理ができない人は基本的に何をやらせても管理できない。ツールを使っても登録しないし見ない、リマインダーを設定しても見ない、兎に角使わない。本人が変わることは難しいので第三者が張り付いてあげるのがベタに最善なのかもしれない。

 

 

毎朝ルーズリーフにシャープペンシルで箇条書き

ハハーン @H_Harn_Rainbowさん
毎朝ルーズリーフにシャープペンシルで箇条書き。

 

 

メモに線引いて

Parson1984 (日本SF読者クラブ No, #647) @Parson1984noteさん

メモに線引いて

 今日必ずやること
 今日余裕あればやること
 明日以降にやれればいいこと
 日時の決まってる予定

を書いてから仕事する。どんな小さなことでも。


で、急ぐけど簡単なものから順に並べてひたすら消す。
書く前に仕事しない!これポイント

 

 

EXCELで管理するのが最強

ゆうせい @Yusei_Matumotoさん

色々なタスク管理ツール試しましたけど、EXCELで管理するのが最強でした。以降やり忘れた記憶がないです。

 

 


朝、タスクの棚卸しをして付箋に書いてディスプレイ横かデスクの目につくところに貼らせる

みつ @mITsu_bizさん

朝、タスクの棚卸しをして付箋に書いてディスプレイ横かデスクの目につくところに貼らせる。
割り込みがあったときも、付箋に書いて貼るところまで一緒にやる。
タスクが終われば付箋を剥がす。
とかでしょうか?
そういう人はデジタルな管理にしてると見ない可能性が高いような気がしてます。

 

 


One on Oneを週に1回など定期的にやる事とその記録をとることが一番大事

亀田義人 @kame_hmさん

One on Oneを週に1回など定期的にやる事とその記録をとることが一番大事だと思います。
個人の努力ではなく他人も巻き込んでしくみで解決するのが良いかと思います。
大学病院の診療レベルが高いのは週に一回必ずカンファレンスを実施するからです。
研修医と指導医は毎日患者の容態のプチカンファします

 

 


タスクリストをA4用紙を横向きにして手書き

yoshi@事務系会社員 @yoshijoyさん

タスクリストをA4用紙を横向きにして手書き。
書くことで頭に残ります。A4なので、デスク上で一覧を俯瞰できて優先度を考えやすいです。
毎日更新だと手間ですけどね。。

 

 


タスク管理だけやらせればいい

ぽっぽ@KSDD @deen427さん

タスク管理だけやらせればいい。
つまり、タスクのやり忘れが酷い人に、みんなのタスクを管理させる。
他の仕事はやらせない。

 

 

■グループで解決したいなら、TODOを含めて日報に出させて意識させる

苦労してでも楽したい @carbonhydratさん

グループで解決したいなら、TODOを含めて日報に出させて意識させるとか…。
あまり滞っていると上からツッコミが来るという。
Remember the milkとか使ったけど微妙な感じ。
時限的なものはAppleやGoogleのスケジュール表に貼っちゃいますね。

 

 


タスク管理してくれる人を付ける

shimazaki @xshimazakiさん

タスク管理してくれる人を付けるしかないです。ソースは私

 

 


最近のお気に入りはこの卓上ホワイトボードです

しらかば堂@VBAer @shirakabadoさん

最近のお気に入りはこの卓上ホワイトボードです
朝いちにその日やることを書いて終わったら消す。
たったこれだけでタスク管理はOKですよ~

これにホワイトボード用の
 水性マーカー
 マーカー消し
が有れば重宝しますよ~

自分、人に
あれどうなった?

って聞かれるの
あんまり好きでは無いので
もう二世代これを使って自己管理してます~

 

 

このホワイトボード、僕も欲しくなりました!

大きさもデスク周りに置くのにちょうど良いと思います。

 

 

プロマネもしくは上司が細かく確認するのが結局一番の近道

ソリュエイ(ソリューション営業の呟き) @WJQnQtt3oa376i2さん

どんな組織でも一定数こういう人はいまして、まず自己管理はできません。プロマネもしくは上司が細かく確認するのが結局一番の近道だと思います

 

 

まとめ

いろいろなアイディアをお寄せいただきました。

どのご意見もとても参考になると思います。

ありがとうございます。


整理してみるとこんな感じでしょうか。

 

①タスクを自分で手書きで書き出しさせる。

手書きすると記憶に残りやすいですよね。

書き出す場所は付箋、A4用紙、ホワイトボードなどですね。
目につきやすい場所にあれば、イヤでも目に入りますね。

 

②第三者が確認する

そもそも本人の努力だけでは出来なかったのだから、任せても結局忘れてしまうのですよね。
それであれば上司なり管理職なりが、タスクの進捗を管理するというのは理に適ってますね。


③チームみんなでタスクを共有する

仕事は結局のところ、部署などのチームで進めるものですから、チームみんなでタスクと進捗を
共有するもの良いですね。

進捗が遅れ気味であれば、相談したりフォローしたりできますものね。

 

ちなみ僕はこちらのタスク管理本を読みました。

入門書ですが、めちゃくちゃ分かりやすいです。

 

Excelでのタスク管理のノウハウを書いた本もあるのですね。

 

KPTという考え方も役に立つと思います。

実は僕はこれを読んで「独りKPT」を実践しています。

 

www.matudakta.com

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