バックオフィスDXPO東京'24【夏】というイベントで(株)リビカルの元山 文菜さんが登壇されたセミナーを聴いてきました。
(株)リビカルのサイトはこちら！
忘れる前にメモしておきます。（あくまでもメモです）
「人を変える、仕組みを変える」
「こうあるべき」を疑う。
生きづらさは社会システムの側にある。
「DXしろって言われたから○○というツールを導入する」ではダメ。
D（デジタル）は手段であって目的ではない。
ITベンダーにお願いするだけではなく、自社の目的を考えてその手段として「D＝デジタル」を活用する。
デジタル技術「を」使うのではなく、デジタル技術「も」使う。
DXとデジタルシフト（デジタル改善）は違う。
デジタルシフトとは･･･
業務をそのままRPAで自動化（人の作業をRPAが代行するだけで改善されてない）
FAX送信をメールに置き換え（そもそもFAXで送る必要があるのかどうか）
対面の会議をオンライン会議に置き換え（会議を開催する意味を見直した方が良い）
「改善」と「変革」は違う
（例）「リンゴ」という言葉だけを伝えると連想する内容はみんなバラバラ
Aさん･･･椎名林檎、Bさん･･･果物のリンゴ、Cさん･･･iPhoneのアップル社
定義を合わせないと会話が噛み合わない
改善＝現状肯定・半径5m、変革＝現状否定・新しいビジネスプロセスやビジネスモデルを生み出す
「家」にたとえると
業務改善は壁紙を貼り替えるだけ→日々の業務から問題を解決（ボトムアップ）
業務変革はキッチンをリフォームする→ありたい姿を描く（トップダウン）
社長のやる気次第でDXの進み方が大きく変わる
→ 言葉だけの「我が社も変わらないイケない」では何も変わらない。
変革を実践するには体制作りが重要
改善と変革の両輪を廻すことが大事
デジタルシフトで効率化した時間を価値のある業務につなげて変革する。
漠然と「ダイエットしよう」と思っても長続きしない。
「海に行くから水着が似合うようになりたい」といった具体的な目的を決めないと行動は長続きしない。
まずは1キロ痩せる！という目標を決めて、それを達成したらまた1キロ痩せる！を繰り返すと いつの間にかに10キロ痩せている。
「小さく始めて、大きく育てる」のが大事。
デジタルシフトを積み重ねると、いつしかDXが生まれる。
（変えることに抵抗がなくなる）
昔→タイムカードを集めて、電卓で集計するのが当たり前
今→勤怠システムで自動集計するので電卓で集計する必要がなくなった。
ブルックスの法則
カップ麺を作るのには3分かかる。では3分をもっと短くするために人を3人に増やしても、カップ麺は1分では作れない。
パーキンソンの法則
1時間で終わる仕事に1日の時間を与えると、人は1時間の仕事に1日かけてしまう生き物
オフィスワークは目に見えない。隣の人の仕事の詳細を実は知らない。
○○システムを導入しでも、運用が定着しないと意味が無い。なのに導入しただけでDXした気になる。
→導入がゴールではないハズ。導入だけして満足してしてはダメ。
グチは宝物。とにかくグチの内容を貯める。
それを一覧表に書き出す。
問題点｜原因｜解決策
会議の種類は4つ
1．意思決定する
2．アイデアを出す（発言を否定しない）
3．情報共有する（共有と伝達は違う）共有とは合意形成する会議、伝達は伝えるだけなので会議の必要ないのでは？メールでも良いのでは？
4．交流を深める（顔を合わせて会議をする意味を考える）オンライン会議ではないメリットを考える
問題解決のフレームワーク
ＥＣＲＳ（いくるす）を活用する
Ｅ･･･廃止（その仕事をなくせないか？）→捨てる
Ｃ･･･結合（作業を統合できないか？）→配置する
Ｒ･･･入替・代替（手順を変えられないか？）→配置する
Ｓ･･･単純化（もっと簡単にできないか？）→整頓する ※ITソリューションの活用はここ。
例）承認システムを作っても、上司は承認してくれない → 仕組みの問題ではない。承認を阻害している本当の理由を考える。
属人化対策
「私にしかできない」と仕事を抱え込む
「○○さんに聞かないと分からない仕事」
「自分のルールがみんなのルール」で進める人 → パワーバランスが崩れる問題（社長よりお局様のが偉い、は正しくない。
属人化した業務の問題は「その作業が本当に必要なのかどうかが分からない」
業務の必要性を検証せずに「とりあえずマニュアル化する」と無駄な作業もマニュアル化されてしまい、それが標準化されてしまう。
「あたながいない廻らない」ではなく「あなたにやってもらいたい」に意識を変える。
属人化は「悪」ではない。責めてはいけない。
業務を見えるようにする。
すべてを「気づき」一覧に貯めていく（宝物）→業務棚卸表を作る。
実は業務の改善ポイントはみんな知っている。しかし、それを言い出せないので、言い出すキッカケを業務棚卸表の精査で出来るようにする。
変革を常態化する。変革は1度きりではない。
生き残り続けるには「変わり続けることが必要」
DCAPを週一で廻す
Do → Check → Action → PLAN
KPTやYWTというフレームワークが有効
特にYWTがオススメ！
業務改善はワクワクすること。いままでの常識を捨てて楽しもう！
