新人が入ったのだが、Excelがさっぱり使えない。初心者向けにExcel講習会を考えて欲しい」という要請をされることってありませんか？
こんにちは！ 松田軽太です。
今回は総務課長からの要請でした。
そこでツイッターでこんな風に呼びかけてみました。
「総務の人が使えるようになると便利なExcel関数ってなんだろ？」
総務の人が使えるようになると便利なExcel関数ってなんだろ？#Excel
— 松田軽太 5550 (@matudakta) 2021年9月9日
するとツイッタランドの皆さんからいろいろなお知恵を拝借できました。
せっかくなのでメモっておこうと思います。
定番関数
まずは定番関数です。
皆さんからお寄せいただいたのは
・VLOOKUP(合わせて、INDEX・MATCH)
・COUNTIF(重複の検索に…)
・IF(IFS)
・SUMIF
・CONCATやCONCATENATE（姓と名が分かれたセルをくっつけたり）
・text関数（社員番号をテキスト型にできる）
・Sumifs, countifs（部署ごとに何かを集計できる）
こんな感じですね。
実際のツイートは下記になります。
ユニークな社員コードで色々引っ張れるVLOOKUPですかね！！
ユニークな社員コードで色々引っ張れるVLOOKUPですかね！！
— 筒井.xls@経理がExcel関数を擬人化 (@Tsutsui0524) 2021年9月9日
VLOOKUP、SUMIFあたりでしょうか！
VLOOKUP、SUMIFあたりでしょうか！
— 徳満 直杜 | Naoto Tokumitsu (@naoto_tokumitsu) 2021年9月9日
CONCATやCONCATENATEかな？
姓と名が分かれたセルをくっつけたり。
CONCATやCONCATENATEかな？
— 鯛焼き@情シス/(hamachan) (@taiyaki_net) 2021年9月9日
姓と名が分かれたセルをくっつけたり。
総務兼営業事務的な立場だった身としては…
四則計算系はマストとして…
VLOOKUP(合わせて、INDEX・MATCH)
COUNTIF(重複の検索に…)
IF(IFS)
総務兼営業事務的な立場だった身としては…
— 🏊♀️かに@社会復帰🏊♂️ (@easy12110) 2021年9月9日
四則計算系はマストとして…
VLOOKUP(合わせて、INDEX・MATCH)
COUNTIF(重複の検索に…)
IF(IFS)
が、頻出してた気がします🤔
その他にも便利ー！って思った関数あった気がしますが😇
部署ごとに何かを集計できるSumifs, countifsも良いと思います。あと、重複とかを探すのに便利なcounif, 社員番号をテキスト型にできるtext関数とか。
部署ごとに何かを集計できるSumifs, countifsも良いと思います。あと、重複とかを探すのに便利なcounif, 社員番号をテキスト型にできるtext関数とか。
— Hinoki Katsuma (@SteveStove) 2021年9月9日
「0から始まる社員番号が、Excel上で勝手に0が落ちる」問題は、最初けっこう悩みました。。いろいろ試して、text関数が一番潰しが効くと思い、今はそれしか使ってません
部署ごとに何かを集計できるSumifs, countifsも良いと思います。あと、重複とかを探すのに便利なcounif, 社員番号をテキスト型にできるtext関数とか。
— Hinoki Katsuma (@SteveStove) 2021年9月9日
自分は総務じゃないですが、subtotalの上位互換であるaggregateや、lookupを使いやすくしたxlookup等ですかね。
自分は総務じゃないですが、subtotalの上位互換であるaggregateや、lookupを使いやすくしたxlookup等ですかね。
— アシュリー (@Ashley_grablue) 2021年9月10日
関数以外の機能
・ピポットテーブル
・データ小計
・フィルタ
・条件付き書式（重複や一意セルを色付け）
・差し込み印刷
関数じゃないですがピポットテーブル使えるようになると、集計にとても便利です
関数じゃないですがピポットテーブル使えるようになると、集計にとても便利です
— strysd (@strysd) 2021年9月9日
関数じゃないですが、うちのお姉様方にはデータ小計とか、フィルタ、条件付き書式でが感動されますかね
関数じゃないですが、うちのお姉様方にはデータ小計とか、フィルタ、条件付き書式で重複や一意セルを色付けが感動されますかね🤔
— ぴょん🔰RPA勉強中 (@rpas2study) 2021年9月9日
すーーーごく頑張って根気強くパワークエリ伝えて今日まさに使えるようになったのですが感動していましたよ。
すーーーごく頑張って根気強くパワークエリ伝えて今日まさに使えるようになったのですが感動していましたよ。
— 出戻りガツオ (@DemodoriGatsuo) 2021年9月9日
はいです。宛名印刷はかなり使っているようです。
テレワークも増えてきていますし、取引先だけでなく、社員への郵送も需要が増えているかも知れません。
ここはヒアリングが必要なのでしょうね。
他には、関数ではないですが、差し込み印刷も需要がある理解です。
はいです。宛名印刷はかなり使っているようです。
— W.D. (@WD4096) 2021年9月9日
テレワークも増えてきていますし、取引先だけでなく、社員への郵送も需要が増えているかも知れません。
ここはヒアリングが必要なのでしょうね。
他には、関数ではないですが、差し込み印刷も需要がある理解です。
便利な関数
EOMONTH
DATEDIF（勤続年数を算出）
が使えると人生変わります
EOMONTH
— Teeda🐈Googleカレンダーの教科書2021執筆中 / Googleアプリの教科書著者 (@Teeda58056617) 2021年9月9日
DATEDIF
が使えると人生変わります
そしてDATEDIF関数の具体的な使い方もご教示いただきました。
こういう使い方、素敵ですね！
勤続10周年の方に、特別有給付与赤いビックリマーク
というシーンで使えそうですよね。
お役に立てて幸いです♪
勤続10周年の方に、特別有給付与❗️
— Teeda🐈Googleカレンダーの教科書2021執筆中 / Googleアプリの教科書著者 (@Teeda58056617) 2021年9月9日
というシーンで使えそうですよね。
お役に立てて幸いです♪
総務なら、webservice関数と、filterxml関数をお勧めしたいです。
例えば、郵便局がWebAPI公開してて、郵便番号から住所が取得可能なのです。
IMEで変換出来たりもしますが、こちらが公式と思えば確実かと思うのです。
総務なら、webservice関数と、filterxml関数をお勧めしたいです。
— W.D. (@WD4096) 2021年9月9日
例えば、郵便局がWebAPI公開してて、郵便番号から住所が取得可能なのです。https://t.co/chAbvRPmOV
IMEで変換出来たりもしますが、こちらが公式と思えば確実かと思うのです。 pic.twitter.com/ovFqXcEWpQ
一応補足しておきます。
総務の業務の中に、「取引先への郵便物の発送」「取引先からの電話対応」があるので、それの助けになるのではないかと思うのです。
後者に関しては、社名が聞き取りにくかったり長かったりした場合に、「郵便番号をお伺い出来ますでしょうか」で、社名を瞬時に確定出来て便利。
一応補足しておきます。
— W.D. (@WD4096) 2021年9月9日
総務の業務の中に、「取引先への郵便物の発送」「取引先からの電話対応」があるので、それの助けになるのではないかと思うのです。
後者に関しては、社名が聞き取りにくかったり長かったりした場合に、「郵便番号をお伺い出来ますでしょうか」で、社名を瞬時に確定出来て便利。
数値を入れろと言ったのに、全角文字列で提出だと！？
ならば、ISNUMBER関数発動！ 数値データならTRUE、非数値ならFALSEを返す。
更にIF関数とVALUE関数をチェーン発動！ TRUEならそのまま、FALSEならVALUE関数で数値に変更。
手で直してられない量の全角数値が紛れ込んだらこれで一括変換だ！
数値を入れろと言ったのに、全角文字列で提出だと！？
— 観測者 (@continuerdenken) 2021年9月10日
ならば、ISNUMBER関数発動！
数値データならTRUE、非数値ならFALSEを返す。
更にIF関数とVALUE関数をチェーン発動！
TRUEならそのまま、FALSEならVALUE関数で数値に変更。
手で直してられない量の全角数値が紛れ込んだらこれで一括変換だ！ https://t.co/lqkdGyf9xU
電話番号や郵便番号の最初の０がなくならない方法、取引先コードとかの指定桁数０埋めとか基本すぎか？
DATEVALUEは退職金制度の試算で、勤続年数など計算してます
電話番号や郵便番号の最初の０がなくならない方法、
— いさをっち(製造業、経理&IT責任者) (@Isao2Hase) 2021年9月10日
取引先コードとかの指定桁数０埋めとか
基本すぎか？
DATEVALUEは退職金制度の試算で、勤続年数など計算してます
サーバーからデータ引っ張って来る場合を仮定しますとCUBE各関数も鬼のように強くなるかと……CUBE各関数とVLOOKUP/HLOOKUP各関数との合わせ技でスゲェ事が出来ますし
サーバーからデータ引っ張って来る場合を仮定しますとCUBE各関数も鬼のように強くなるかと……CUBE各関数とVLOOKUP/
— 光クラブ代表 (@osahune01) 2021年9月10日
HLOOKUP各関数との合わせ技でスゲェ事が出来ますし
勤務時間の丸めなどで、MROUND関数が使えるかも。
例）37分 ⇒ 30分，38分 ⇒ 45分
（七捨八入で、時間を15分単位で丸める）
勤務時間の丸めなどで、MROUND関数が使えるかも。
— VBA模索中 (@TJAHol9XCmIT9nu) 2021年9月10日
例）37分 ⇒ 30分，38分 ⇒ 45分
（七捨八入で、時間を15分単位で丸める）。
神エクセルが悪い理由
まず神エクセルで様式を作って、そこにデータ打ち込んでいくような仕事を禁止すればなあ。どんなに便利なExcel関数があっても、元のデータがなあ……って事例が世の中に多すぎるのでありました。
これが徹底されたら、日本における事務系の作業効率がかなり向上しそうなので、ぜひともよろしくお願いします😆
— Delclass (@delclass) 2021年9月9日
いわゆる「ネ申Excel」ですね。
あのマス目ごとに1文字づつ書き込む文化は抹殺したいところですｗ
はけた先生の総括
総務の仕事にもいろいろあるでしょうけれど。
金額を集計する業務がない仕事でよく使う関数は何？
という問に置き換えると
・COUNTIFS
・VLOOKUP
・IF
・IFERROR
・TEXT
・LEFT、MID、RIGHT
・DATE、YEAR、MONTH、DAY
とかでしょうか。
結局、いつもの関数からSUMIFSを抜いただけかも。
総務の仕事にもいろいろあるでしょうけれど。
— はけた＠経理のExcel仕事術 発売中 (@excelspeedup) 2021年9月9日
金額を集計する業務がない仕事でよく使う関数は何？
という問に置き換えると
・COUNTIFS
・VLOOKUP
・IF
・IFERROR
・TEXT
・LEFT、MID、RIGHT
・DATE、YEAR、MONTH、DAY
とかでしょうか。
結局、いつもの関数からSUMIFSを抜いただけかも。 https://t.co/ZFoNBonPA3
結局、どんな仕事でも、
・扱いやすいデータベースを構築して処理する
・条件分岐は発生する
・文字列を操作したい
・日付を処理したい
という話は共通していると思うので。
当然、似たような関数を使うことになるんでしょうね。
結局、どんな仕事でも、
— はけた＠経理のExcel仕事術 発売中 (@excelspeedup) 2021年9月9日
・扱いやすいデータベースを構築して処理する
・条件分岐は発生する
・文字列を操作したい
・日付を処理したい
という話は共通していると思うので。
当然、似たような関数を使うことになるんでしょうね。
Excel本をたくさん書かれている はけた先生から総括的なお言葉をいただきました。
まさにそういうことなのだと思います。
せっかくなの著書をご紹介しますね。
まとめ
こうして皆さんのご意見をまとめてみましたが、どんな仕事であってもExcel6大関数と文字列操作系の関数が基本になるということなのですね。
これにプラスして総務のお仕事をする人が知っていると便利そうな関数のEOMONTH、DATEDIF、DATEVALUE、MROUNDなどなどを使えるようになると、さらに仕事の効率が上がりそうです。
今回、皆さんからたくさんをお知恵をいただきました。
あらためて感謝いたします。ありがとうございました！
