ネットを開くとアチコチに「脱Excel」と謳っているソフトウェアの広告が目に入りますね。
こんにちは！ 松田軽太です！
「脱Excel」と言われている理由の多くは属人化ということを問題視しています。
ちょっとした集計だったらまだしも、あまりにも複雑化したExcelで作られた業務システムは、作った本人でしか分かりません。
属人化Excelのもたらす危機
その人が永遠にその職場で働いてくれるのであれば、問題にはならないですが、いずれは定年という終わりがくるし、あるいは事故とか病気で出勤できなくなる可能性だってあります。
そうなった時、そのExcelを操作・運用できる人が誰もいなければ、最悪はその職場の仕事そのものが止まってしまうのです。
たとえば、です。
その属人化Excelで工場の部材管理をしていたとします。
そのExcelが正しく動くには、部材の入庫、在庫、出庫といった日々の部材の動きをExcelに入力して管理をしなければ、正しい数字にはなりません。
もし仮にそのExcelを唯一更新できる人が事故に遭って2ヶ月入院したとしたらどうなるでしょう？
今日の正しい部材が分からず、工場は大混雑に陥るでしょう。
すると工場の現場では部材の欠品による生産停止を恐れて過剰に部材を購買部門に発注依頼するでしょう。
すると結果として必要以上に購買した部材は過剰在庫となり、資金繰りにも影響するでしょう。
さて、ではこの大混乱を引き起こしたのは、事故で入院した属人化Excelを作った人なのでしょうか？
違いますよね？
根本的な問題は長年、属人化Excelを放置していた管理職ですよね？
つまり、職場のマネジメントをすべき管理職が『このままこのExcelを放置してたらヤバい』と気がつきながらも、ろくに管理して来なかったツケが廻ってきたのです。
そもそも本当に属人化してるのか？
僕自身もいろんな職場からこんな相談を受けることがよくあります。
「業務に必要なExcelがあるんだ。担当者が退職することになって新任に引き継いだんだけど、どうも操作方法が分からないっていうんだ。でも、そのExcelは難しいことをやってて、俺が見ても何をしてるのかサッパリ分からない。だからそのExcelの使い方を教えて欲しい」
･･･とこんな感じの要望をされたりします。
まぁ、今まで見たことも触ったこともないExcelの使い方を教えろというのが、こっちからすれば無知ぶり以外の何ものでもありませんが、会社の運営に支障をきたすのであれば、断るワケにもいきません。
なので、しぶしぶ問題となっているExcelを見てみると意外なほど複雑になってなかったりします。
実は引き継いだ側がExcel関数の知識不足だっただけで、属人化と忌み嫌われていたExcelには何も問題なかったのです。
Excel関数の知識がない人からしたら、VLOOKUP関数ですら、呪文のように見えるでしょう。
ましてやSUMIF関数やIF文のネスト（入れ子）なんか見たら呪いでもかけられるのかと尻込みしてしまうでしょう。
そう考えると属人化Excel問題って実はただ単に初歩的なExcelの使い方を知らないだけだったりもするのです。
Excel教育を行うべき理由
皆さんの会社や職場ではExcelの使い方って、社員教育してますか？
実際には多くの職場でExcel教育なんて行ってないのではないでしょうか？
よく管理職から聞くのは「Excel教育？そんなことに使う金なんかない！それにExcelなんか使っているウチに自然に覚えるだろう？だいたい俺だってExcel教育なんか受けなくたってExcelぐらい使えるようになったぞ」という言葉です。
そう、この管理職のようにExcel教育を受けなくてもExcelは使えますね。ただしワープロ代わりのような使い方であれば。
非効率なExcelの多くは昔ながらのワープロみたいな使われて方をしていることが多いです。
Excelを方眼ノートとして使うだけならそれでも良いでしょう。
しかし、日々、行う売上実績表や在庫表といった定形集計表はワープロみたいな使い方では、作業の効率化は見込めません。
Excelは非常に高機能な表計算ソフトです。
表計算というくらいだから、計算が得意なソフトなのです。
しかし、いくら計算が得意なソフトとはいっても、計算しやすい使い方をしなければ計算なんかできません。
Excelという便利な道具を効果的に使うのであれば、正しい道具の使い方を学習させる必要があるのです。
それによって毎回3時間掛かっていた集計が10秒で終わるようになるのですから。
では、どんなレベルであればExcel講習を受けさせるべきなのでしょうか？
使える関数の種類を調べる
一番てっとり早いのは、Excel本として35万部を誇る書籍『たった1日が即戦力になるExcelの教科書』をまずは買ってきましょう。
わずか1,540円程度で買えるので安い買い物です。
そしてExcelで仕事をするなら、絶対に知っておくべき必須の6大関数の使い方を知っているか調べます。
具体的に以下の関数です。
IF、VLOOKUP、SUMIF、COUNTA、COUNTIF、SUM
この中に一つでも知らない関数があるようであれば、その人の作るExcel表は非効率的な可能性が高いです。
まずはこの6つの関数を知っているかどうかが、Excelスキルを測る上でのリトマス試験紙になるのです。
Excel教育は投資だと考える
「Excel教育？そんな金がない！」と考える人はExcel教育に掛かる費用をコストと考えているからでしょう。
しかし、今やExcelは現代のCampusノートのような存在です。
Excelの正しい使い方を知らないということは、ノートの書き方が分からないというレベルなのです。
なので、Excelを使うレベルが低い会社であれば、人材育成の投資と考えて教育を実施すべきです。
お金がないならすごい改善のオンラインExcelセミナーを活用する
アナタがExcel実務者で「ウチの管理職には、そんな理屈は通用しないよ！」という場合は、この際だから自腹でExcel学習をしましょう。
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誰も属人化させたいワケではない
「属人化Excelをなんとかしろ」と言ってくる管理職がいるけど、属人化と揶揄される彼らは、彼らなりにどうにかして業務効率をあげようと頑張っただけ。
その結果、複雑になってしまったのだ。
「属人化は悪だ！」と文句いう管理職が、管理せずに放置した結果だと思う。
そこに至る過程を振り返ることもせずに、ギャンギャンと「属人化ガー！」って騒ぎたてる前に、まずはその人の努力を報いて欲しいですよね。
実際、それらのExcelはその業務の中では、なくてはならない存在になっていることが多いですから。
属人化Excel問題の多くは、Excelの使い方の未熟さが生んだ悪しき幻なのか？
と、このように考えることができませんか？
少しExcelの基礎を学習すれば、基本的な関数の使い方は分かるのに、それすらも怠った人たちが「こんな複雑なExcelはアイツしか運用できない」と吹聴している可能性もいなめません。
