業務改善ってなかなか進まないですよね。
こんにちは！ 松田軽太です。
･･･ってなことを思って、ふとこんなツイートをしてみたら、思った以上にたくさんの人からリアクションをいただきました。
「お金を一銭もかけずに業務改善したいんです！」って人、多いなぁ。
一銭もかける気がないなら、そのまま同じやり方をやってるしかないんじゃないかな？
「お金を一銭もかけずに業務改善したいんです！」って人、多いなぁ。
— 松田軽太 5550 (@matudakta) 2021年11月19日
一銭もかける気がないなら。そのまま同じやり方をやってるしかないんじゃないかな？
このツイートについて、もう少し考えてみたいと思います。
Twitterにはこんな声が寄せられました。
ムダな作業に気がつけない人たち
「知恵やアイディアはタダ！」とか言ってQC活動とかやっているけど、もはや発表件数のノルマ達成が目的になっていて業務改善を止めるのが1番の業務改善という訳の分からない状態に…w
「知恵やアイディアはタダ！」とか言ってQC活動とかやっているけど、もはや発表件数のノルマ達成が目的になっていて業務改善を止めるのが1番の業務改善という訳の分からない状態に…w
— takeshi74 (@takeshi741) 2021年11月20日
こういう改善活動って最初は志高く取り組んでいるのだと思います。
実際、みんなで真剣に考えていれば、業務を改善して効率よく部分が多いでしょう。
しかし、改善活動の落とし穴は「引き算」だということです。
コストダウン提案でも似たようなことになりがちですが、課題は一度、適切に改善してしまうと課題そのものがなくなります。
2つとか3つとか改善するネタとなる課題があるうちは、きっと改善活動も楽しいだろうし、充実感もあったりするでしょう。
しかし「毎月、職場の改善を5つ以上見つけて行うこと」みたいなノルマを課せられると、次第に困り果ててノルマをこなすために、たいして困っていないことまで改善する課題に祭り上げられたりします。
きっと数ヶ月後にはかなり辛くなってくるのではないでしょうか？
結果的に改善件数をでっち上げる活動に成り下がったりします。
そして辿り着くのは「手段の目的化」です。
他にはこんな例もあると思います。
そういう人って、毎時間ポストを確認しに行かなければならないとかっていう謎ルールを削減できないでいるケースも多くて、今すぐにタダでできる業務改善の無駄に気づかないのか、心理的に直せないでいるようです。もったいない。
そういう人って、毎時間ポストを確認しに行かなければならないとかっていう謎ルールを削減できないでいるケースも多くて、今すぐにタダでできる業務改善の無駄に気づかないのか、心理的に直せないでいるようです。もったいない。
— 佐藤嘉浩/MOS365&2019全試験コンプ@Officeの魔法使い(元祖スピルの人) (@yosatonet) 2021年11月21日
歴史の長い会社には、なぞの儀式的な変な風習があったりしませんか？
例えばこんな実話もあります。
経営会議で使う資料はパワーポイントで作られているんだけど、カラー印刷は高いので、印刷コストを下げるために白黒で行う。
しかし資料にはグラフがあって、グラフは白黒だと分かりにくいので、資料作成チームがみんなで蛍光ペンを持ち、役員の人数分のグラフに色を塗るのです。
冗談みたいな話ですが、ホントにあるんですからね！
で、この蛍光ペン祭りの始まったキッカケは「カラー印刷が高いから節約したい」なのです。
フツウの感性なら「たくさんの人が蛍光ペンで塗ってる方がムダじゃん！」って思うはずですがそうではない会社があるのです。
これは極端な例ですが、いずれにせよその会社独特の変な儀式に対して「もう、こういうムダな作業はやめませんか？」と言ってみるとどうでしょう？
これなら一銭もかけずに改善できますね。必要なのは勇気だけです！
「お金を掛けずに業務改善する」ということの真実
ではお金をかけずに業務改善する方法はあるのでしょうか？
それについてはこのツイートが参考になると思います。
自前で業務改善するとしても工数はかかるので、殆どの場合、コストは０にならないのですよね。
可能性としては、フリーで公開されているソリューションに、業務改善の目的に合致した物が存在した場合、ですが、これも、それを探し出すための工数は０ではないので、いずれにしてもノーコストは無理。
自前で業務改善するとしても工数はかかるので、殆どの場合、コストは０にならないのですよね。
— W.D. (@WD4096) 2021年11月20日
可能性としては、フリーで公開されているソリューションに、業務改善の目的に合致した物が存在した場合、ですが、これも、それを探し出すための工数は０ではないので、いずれにしてもノーコストは無理。
「一銭もかけずに」という人の多くが「費用＝社外への支払い」と考えがちです。
社内の人間だけで改善すれば、費用が掛からないと錯覚しているのです。
しかし「業務を改善する」ということはアイディアを考えたり、業務を変えたことで発生するリスクを考えたりするので「工数」がかかります。
またスモールスタートをする場合であれば、改善用のツールを無償で使える時があります。たとえば「ユーザー数が3名以内であれば無料」のような条件のツールです。
とはいえ、そんな都合の良いツールは、そうそう見つかりません。
つまり「無料で使えるツールを探す」という作業の「工数」が掛かっているのです。
そして、よしんば無料で使える都合の良いツールがあったとしても、そのツールの使い方を習得するにも時間が掛かります。そう、学習コストが掛かるのです。
なので「社外には一銭も支払いしてない」かもしれないけど、社内の人たちの「工数」が掛かっていると認識すべきなのです。
予算が確保できれば、つつがなく改善できるのか？
会社の理解が得られればお金をかけてでも改善するという場合もあります。
ではお金をかければ改善できるのか･･･というと、下記のツイート見るとそうでもないようです。
逆に「そんなに掛けるの？？？改善しないのに？？？」は結構見ましたね。経営層が「金を出す」＝「本気である」と思考停止すると起きます。
「本気で取り組んだけど難しかった」と言い訳するために無駄金を使う。
足りないのは経営層のおつむと当事者意識が過ぎて非効率絶対殺すマンと化した狂人です。
逆に「そんなに掛けるの？？？改善しないのに？？？」は結構見ましたね。経営層が「金を出す」＝「本気である」と思考停止すると起きます。
— 泥臭IT担当者F (@IT_craftmanship) 2021年11月20日
「本気で取り組んだけど難しかった」と言い訳するために無駄金を使う。
足りないのは経営層のおつむと当事者意識が過ぎて非効率絶対殺すマンと化した狂人です。
そうなのです。
会社側が現場以上に本気になって、費用を投入してくれる場合もあるのですが、その場合は投資したなりの成果も求められます。
現場としては「ちょっと改善したい」と思ったとしても、会社側が乗り気になりすぎて
「え！そこまでは思ってないのに･･･こんなにお金をかけてどうしよう･･･」ってなっちゃうと、それはそれで逆に悲惨ですね。
結局、お金を掛けてしまったので「やりしかない！」と気合いと根性だけで、できる自信もないまま無理を承知でやってみるとまぁ･･･たいてい失敗しますね。
根本的な解決は人材育成して、ちゃんと計画を立てるしかない
とこんな感じで「ムダをなくせ！」と言いながらもムダなことを止められない人たちや
「社内の人材でやればタダ」と思ってる人たちや、できもしないチャンレジをして自爆する人たち。
なぜこんな風に残念な結果になってしまうのかというと･･･業務改善できるような人材が居なかったということです。
漠然とこうしたい、というアイディアがあったとしても、それを解決するための適切な手段や方法を判断できないからオカシナ方向に行ってしまうのです。
そして何故オカシナ方向にいってしまうのかというと知識と経験が圧倒的に不足しているのです。
業務改善をやるなら、それ相応の準備が必要な筈です。
業務改善を行うなら
・業務を棚卸しする（今、何をやってるのか調べてみる）
・業務の優先順位と取捨選択（不要な作業はさっさと捨てる）
・業務改善後には「どうなっていたいのか？」というビジョンを描く（目的地を設定する）
・改善のために役立つツールの選定
・役立つツールの使い方の習得（この時点では練習レベル）
・役立つツールを本番展開するための計画（いきなり本番運用すると高確率で失敗する）
・役立つツールを部分的に本番で利用する（スモールスタート）
・役立つツールを全社的に展開する（本格的な利用）
と、こんな順序になるので、まずは「計画」を立ててみましょう。
何の手段も分からずに取り組むから失敗するのです。
目的地を決めずに車で走り出しても、最後は道に迷うだけに決まってますから。
なので、まず手初めてに『業務改善の問題地図』という本を読んで、手がかりを掴んでみると良いと思います。
