激動の2020年が明けて、2021年を迎えることができました。
こんにちは! 松田軽太です。
今回は会議のやり方について書いてみたいと思います。
皆さんの会社での会議はスパン!スパン!と小気味よく意思決定ができていますでしょうか? 実際のところ、けっこうグダグダだったりしませんか?
どうすればグダグダ会議を変えることができるのでしょうか?
今回は『世界で一番やさしい会議の教科書』を参考にしてみたいと思います。
実はこの本、3年くらい前に読んでまして、この本で紹介されている方法を実践することで、ずいぶんとマトモな会議に変えることができたという体験があります。なので、きっと参考になるかと思います。
会議に費やされる無駄な時間を算出する
さて、皆さんは生涯、どのくらい会議に時間を費やすのか考えたことはありますか?
本書によると実に3万時間を会議に費やすとされています。
なんとも膨大な時間が会議に費やされているのです。
ある意味、ムダに工数がかかっている作業って、必要以上に時間はかかっているかもしれませんが、すくなくとも仕事の成果は残ります。
しかしグダグダ会議はなぁ~んにも残りません。せいぜい残るのは「あー、長い会議で疲れた、疲れた」という疲労感くらいです。
会社組織で働いている以上、会議から逃れることはできないでしょう。
そう考えると業務改善でムダな仕事を効率よくすることも大切ですが、それを同じくらいグダグダ会議を撲滅することも大切だと思うのです。
ということで、まずはできるところから改善していきましょう。
会議のテーマが明確になってないとグダグダする
グダグダ会議になる一番の理由は、会議のテーマや目的が明確になっていない場合でしょう。
例えば「部内の業務改善」をテーマにした会議を開催するとしましょう。
上司からの会議の召集通知に『総務から働き方改革を実践するように通達がありました。そこで部内の業務改善をするための会議を開催します。各自で改善案を出して下さい』・・・といった、ざっくりした内容が届いた場合、アナタはどうしますか?
取り敢えず困るのではないでしょうか?
いくら無駄と思える業務であっても自分の考えだけで変えるワケにもいかないし、それになかなか「この業務、ムダだからやめたいです」とは言いだしにくいですよね?
このように多く会議で問題なのは、会議を主催する側がその会議のテーマや目的を明確にできないまま、とりあえず人を集めて意見をださせて、それから何をどうするか決めようするから、何も決まらないのです。
会議を円滑に進めるにはファシリテーターが必要
会議を変える方法にはファシリテーション会議という手法があります。
「ファシリテーション」という言葉を初めて聞いたという人もいるかもしれません。
ファシリテートとは「促進する」という意味があります。
会議が円滑に進むように促す役割をファシリテーターと呼びます。
ファシリテーターというと、何か特別な才能をもった人でないとできないように感じますが、そんなことはありません。
グダグダ会議の特徴は「何について会議してるのかが、よく分からない漠然した状況」であることが多いです。
であれば、漠然としていることを明確にしてあげれば良いのです。
優れたファシリテーターとして、よく名が挙がるのは「くりぃむしちゅーの上田さん」です。
バラエティ番組に出演する個性豊かなタレントさん達をうまいことコントロールして番組を成立させています。
つまりアナタも会議の場で、くりぃむしちゅーの上田さんになれば良いのです。
そしてもう一つ、ファシリテーターの大事な役割は「発言者の意図を明確にする」ということです。
人が意見を言う場合、必ずしも自分の意見が明確になっているとは限りません。
話しながら考えることも多いので、その場合はファシリテーターが「それはどういうことですか?」と合いの手を入れてあげることで発言者の思考をまとめる手助けをしてあげると良いでしょう。
「この会議で決まったことは何か?」を明確にする
一つテーマが終ったタイミングで、「今日、決まったことは何か?」「やるべきことは何か?」「それはいつまでに誰がやるのか?」をまとめとして明確にしてあげましょう。
会議の結論が明確になっておらず、決まったような決まらないような、まるで残尿感のようなモヤモヤ感が残っていることが多いでしょう。
だからグダグダ会議になってしまうのです。
とくに大事なのは「いつまで」という期限と、「誰が」という担当決めです。
これが明確になってないから、みんなが勝手に「誰かがやってくれる」と思い込んで、誰も何もしてないことになり、何も進まなくなるのです。
そもそも会議を行う目的は参加者みんなで何かを決めることです。
ということは、決めるべきことが決まったら終わるワケです。
なので「何が決まったら終わり」という終了の条件をあらかじめ明確にしておくと良いのです。
各テーマの時間配分をしておかないとダラダラ会議が続く
会議がダラダラと続く理由の一つに「議題から脱線した話をする人がでてきて、議論が本題とはかけ離れてしまい、結果として会議がダラダラと続く」ということもよくあると思います。
とくにベテラン社員が話し出す昔の事例はなかなか終わりませんよね。
しかも昔の事例なので、今とは前提条件が異なるため話が長いわりに参考にならなかったりします。
会議の前に「本日の議題と時間配分」をあらかじめ決めておけば、そういった昔話や脱線話を抑制する効果があります。
時間配分を決めておけば、脱線話が始まりそうになった時に「あと時間はあと5分です」といえば、脱線話を強制終了させることができます。
出された意見を書き出す
グダグダ会議でよく見られる光景は同じ話が何度も出でループしたり、色んな人が好き勝手に意見を言い出すことで、何を話していたのかグッチャグチャになったりしますよね?
それらを効果的に整理するには「発言内容を書き出す」と良いのです。
ほとんどの会議室にはホワイトボードがあると思いますでの、そこに発言内容を書き出すのです。
書き出すことで、同じ内容のループや、今まで出た意見を見ながら思考を整理することができるようになります。
このように意見を書き出すことを「スクライブ」と呼びます。
また書き出す時には「意見」「論点」「決定事項」に分けて書くことを意識すると、より整理しやすくなります。
またホワイトボードに今までの発言内容が可視化されると「えーと、さっき僕は何を言ったっけ?」と思い出すという作業もなくなります。
実際、会議では各人が話の流れで思いついたことを言い出すので、誰が何を言ったのか分からなくなることも多いでしょう。
ホワイトボードを書き出すとそういった思い出す作業という負担もなくなるので、より会議に集中できるようになります。
発言しない人に発言してもらうように促す
会議の参加者の中には、一言も発言しない人も居ますよね?
せっかく時間を使って会議に参加してもらってもるのだから、何かしら意見を言ってもらった方が良いでしょう。
また意見を言わない人は意見がないワケではありません。
会議のメンバーによっては、本当は意見を言いたいのだけど、言い出せない雰囲気ということもあるでしょう。
あるいは意見はあるのだけど、うまく言葉にまとめられないモヤモヤした状態の人も居るでしょう。
いずれの場合であっても、自分で意見を話すことでモヤモヤしたものが解消します。
それに自分の意見を言った方が会議に参加している感じも生まれるし、ましてや自分の意見が会議の結論によい影響を与えたら、会議に参加したことに満足感も得られるでしょう。
伝言ゲームの会議なら、思い切ってやめてしまう
会議と言いながらも、実は決まったことを伝達するためだけの会議もありますよね。
週次で開催される定型会議はこういう情報伝達するだけということが多いんじゃないでしょうか?
何年も前から伝統的に行うことになっている会議というのは、会議を開催することが当たり前になってしまったります。
それだけのことでわざわざ人を集めて会議の体裁を整えるのは、ムダなので、そのような情報伝達だけの会議は思い切ってやめてしまってメールなどでの伝達に切り替えてしまうのも一つの手です。
とくに昨今は生産性や成果を求められる時代なのですから。
会議の進行方法をあらかじめ設計しておく
もしアナタが会議の主催者であるなら、あらかじめ自分なりに会議を設計しておくと良いでしょう。
そういうと「これからみんなで議題について考えるから会議なのであって、あらかじめ設計されているなら、会議なんかする必要がないではないか?」と思われる人も居るでしょう。
もちろん会議は議題に対してみんなで意見を出し合って検討するものです。
しかし、どんな議題であれ「このテーマであれば、こういう結論になった方が良いだろう」と思える着地点は自分なりに持っていなくては、会議の流れや出された意見が適切なのかを判断できません。
アナタが会議の主催者であるなら、まずは自分で会議をシュミレーションしてみると良いでしょう。
そうすることで主催者であるアナタ自身の考えがまとまります。
すると実際の会議で出た意見と摺り合わせすることができるので、新しい視点であるかどうかが分かります。
また時間があればPrepシートを作っておくと良いでしょう。
■まとめ
さて、ここまでの内容をまとめてみましょう
・会議の議題を明確にする。
・議題ごとの時間配分を決める。
・参加者に発言を促す。
・会議の中で出た意見を書き出す。
・決まったことを確認する。
・誰がいつまでに何をするのか、期限と担当者を明確にする。
・あらかじめ会議を設計しておく
なんにせよ、せっかく参加した会議なのだから、グダグダ会議より中身のある面白い会議にした方が良いに決まってますよね。
というワケで人生の中でワリと大きな時間をとられる会議時間を充実させる方法でした。